Cómo usar el filtrado de Excel para encontrar datos rápidamente

15 05 2008
A la mayoría de los usuarios les resultan muy útiles las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel para reunir información sobre clientes, productos, ingresos de ventas y otros tipos de datos. Pero cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas de columnas o filas, resulta todo un reto repasarlos. Si, por ejemplo, deseas aislar en los últimos seis meses los diez mejores clientes de una región determinada, es posible que tardes mucho tiempo revisando los datos introducidos.Afortunadamente, Excel incluye una función de Autofiltro fácil de usar que permite mostrar sólo lo que se necesita ver y ocultar el resto de información. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican. En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes.

A continuación se describe cómo usar la herramienta Autofiltro de Excel.

En esta página
1. Asegúrate de que el tipo de datos sea el mismo en todas las columnas 1. Asegúrate de que el tipo de datos sea el mismo en todas las columnas
2. Activar el Autofiltro 2. Activar el Autofiltro
3. Empezar a filtrar datos 3. Empezar a filtrar datos
4. Aplicar filtros adicionales 4. Aplicar filtros adicionales
5. Usar técnicas de filtrado avanzadas 5. Usar técnicas de filtrado avanzadas
6. Desactivar el filtrado 6. Desactivar el filtrado

1. Asegúrate de que el tipo de datos sea el mismo en todas las columnas

En la hoja de cálculo, en la fila superior de cada columna debe mostrarse un encabezado que describa el contenido de la columna, como por ejemplo “Número de producto” o “Cliente”.

Excel_AutoFilter_1createheadings 

Todos los datos de cada columna deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, en una columna no se puede mezclar texto con números, ni números con fechas.

2. Activar el Autofiltro

Ahora haz clic dentro de cualquier celda de datos y activa el Autofiltro haciendo lo siguiente:

En Office Excel 2003, haz clic en el menú Datos, elige Filtro y después haz clic en Autofiltro.
En Office Excel 2007, haz clic en la pestaña Datos y, en el área Sort & Filter (Ordenar y filtrar), haz clic en Filter (Filtro).

Las flechas del Autofiltro aparecen ahora a la derecha de cada encabezado de columna.

Excel_AutoFilter_2activate 

Nota: si antes de hacer clic en la opción Autofiltro seleccionas toda una columna en lugar de una celda, sólo se mostrará una flecha de Autofiltro en la columna seleccionada, no en todas las columnas de datos.

3. Empezar a filtrar datos

Supongamos que la hoja de trabajo contiene datos de ventas por clientes. Cada entrada de cliente incluye información sobre la ubicación del cliente, los productos que adquiere, las fechas de compra, los ingresos y el margen de beneficio de cada compra. Tal vez deseas ver la actividad de ventas sólo para los clientes de la región Oeste. Excel puede ayudarte a hacerlo.

Para ver sólo la actividad de ventas de clientes de la región Oeste, haz clic en la flecha Autofiltro de la columna cuyo encabezado sea Región. Cuando hagas clic en una flecha Autofiltro, se mostrará una lista. En la lista se muestran todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, de manera que puedas buscar rápidamente el artículo que desees. En este caso, te desplazarás hasta Oeste y harás clic.

Excel_AutoFilter_3start-filtering 

Cuando hagas clic en Oeste, Excel ocultará todas las filas de la hoja de trabajo excepto las que contienen ese texto en la columna.

Excel_AutoFilter_4hiderows.png 

4. Aplicar filtros adicionales

Si deseas centrarte en información aún más específica, puedes volver a filtrar por otra columna, después por otra, y así sucesivamente. Para aplicar un filtro puedes hacer clic en la flecha que hay junto a cualquier encabezado de columna.

Después de filtrar por Región, por ejemplo, puedes hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Número de producto y filtrar esa columna para ver sólo los clientes de la región Oeste que hayan adquirido el número de producto 12-100.

Excel_AutoFilter_5add-filters 

Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.

5. Usar técnicas de filtrado avanzadas

Excel también permite realizar tipos de filtrado más sofisticados. Dos tipos especialmente útiles son el de diez mejores y el filtrado personalizado.

Búsqueda de los diez mejores (o peores) de una columna
El filtro de diez mejores se puede usar en columnas numéricas o de fechas. Con los diez mejores puedes buscar los diez elementos superiores o inferiores (los números o fechas más grandes o más pequeños). Y no estás limitado a encontrar los diez elementos superiores o inferiores. Se puede elegir cuántos elementos se desea ver: sólo 1 o hasta 500. Se pueden usar los diez mejores para buscar los productos con el precio más alto o más bajo, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver los estudiantes con las mejores o peores notas.

Para usar la característica de los diez mejores en una columna de datos de Excel 2003, haz clic en una celda de datos de la columna y después haz clic en la fecha de Autofiltro de la columna.

En Excel 2003, haz clic en (10 mejores…) que hay junto a la parte superior de la lista desplegable.
En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y después selecciona Top 10 (10 mejores).

Se abrirá el cuadro de diálogo Top 10 AutoFilter (Autofiltro de los diez mejores). En el cuadro de diálogo, selecciona Top (Superior) o Bottom (Inferior). A continuación, selecciona un número. Por último, selecciona Items (Elementos) o Percent (Porcentaje).

Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.

Uso de filtros personalizados
Cuando se filtra eligiendo desde la lista desplegable de Autofiltro, se oculta todo excepto la elección realizada. Si deseas ver más de una selección en una columna, puedes crear filtros personalizados.

Para crear un filtro personalizado,

En Excel 2003, haz clic en (Personalizar…) cerca de la parte superior de la lista desplegable.
En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y a continuación haz clic en Custom Filter (Filtro personalizado).

Se abrirá el cuadro de diálogo de Autofiltro personalizado. Ahora puedes especificar dos requisitos de filtrado par la columna de datos. Por ejemplo, se pueden ver clientes que adquirieron los números de producto 12-100 y 12-500.
Nota: asegúrate de seleccionar el botón Or (O), ya que en caso contrario no verás ningún resultado.

Excel_AutoFilter -6custom-filter 

6. Desactivar el filtrado

La manera de eliminar los filtros depende de la cantidad de filtros que hayas aplicado y de las columnas de las que quieras eliminarlos.

Para eliminar un filtro de una columna, haz clic en la flecha de Autofiltro que hay junto a esa columna y a continuación haz clic en Todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas que ocultaba el filtro.
Para eliminar todos los filtros a la vez, elige Filtro en el menú Datos, y después haz clic en Mostrar todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas ocultas por todos los filtros de la hoja de trabajo pero dejará activada la opción Autofiltro.
Para desactivar el Autofiltro, señala a Filtro en el menú Datos y después haz clic en Autofiltro.
Para eliminar los filtros de la hoja de cálculo, deja sin seleccionar Autofiltro (Excel 2003) o Filter (Excel 2007) del menú Excel. Volverán a aparecer todos los datos de la hoja de cálculo.
About these ads

Acciones

Information

Deja un comentario

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s




Seguir

Recibe cada nueva publicación en tu buzón de correo electrónico.

A %d blogueros les gusta esto: